Основные функции структурных подразделений службы ДОУ

Административный отделслужбы, как надо из наименования, сначала исполняет функцию ежедневного управления (администрирования) деятельностью службы. Не считая того, подразделения отдела — группа рассмотрения письменных воззваний и группа контроля выполнения — исполняют контрольную функцию. При всем этом группа рассмотрения письменных воззваний производит контроль за соответствующей организацией рассмотрения поступающих в адресок предприятия письменных запросов, жалоб Основные функции структурных подразделений службы ДОУ, заявлений и предложений, а группа контроля выполнения документов — контроль за соответствующим исполнением документов предприятия, образующихся в процессе ведения наружной и внутренней служебно-деловой переписки.

Отдел обеспеченияобъединяет в собственном составе группы обеспечения протокольных мероприятий и группы организационно-методического обеспечения, исполняет обеспечивающую функцию. Отдел производит организационно-информационное обеспечение протокольных мероприятий с Основные функции структурных подразделений службы ДОУ ролью должностных лиц предприятия (в том числе переговоров, заседаний, совещаний, конференций и т. п.), также организационно-методическое обеспечение деятельности структурных подразделений предприятия (с учетом специфичности документирования их деятельности).

Отдел делопроизводства,как надо из наименования, исполняет в процессе собственной деятельности делопроизводственную функцию, т. е. весь комплекс вопросов, связанных с движением Основные функции структурных подразделений службы ДОУ документов предприятия. Экспедиционно-курьерская группа производит доставку входящих документов с мест отправления (к примеру, из почтового отделения) на предприятие и доставку исходящих документов в места предназначения (кроме почтовых отделений это могут быть и конкретные получатели документов). В свою очередь, группа обработки документов производит их прием, регистрацию, учет, выдачу Основные функции структурных подразделений службы ДОУ и подготовку к отправке за границы предприятия (последнее касается исходящих документов, в том числе подлежащих возврату в адресок отправителя).

Отдел хранениявключает группы оперативного и архивного хранения документов и исполняет функцию хранения. При всем этом в первой группе осуществляется оперативное хранение (до момента передачи документов на неизменное хранение в архив Основные функции структурных подразделений службы ДОУ предприятия), а во 2-ой, на самом деле представляющей собой архив предприятия,— неизменное хранение (до момента передачи документов в государ­ственный архив).

Основной функцией отдела технического выполнения документовявляется подготовка проектов и, если требуется, дополнительных экземпляров подписанных (утвержденных) документов. В состав отдела входят две группы — подготовки проектов документов и тиражирования документов.

Формирование Основные функции структурных подразделений службы ДОУ службы ДОУ

Разглядим дальше общий порядок формирования службы ДОУ предприятия (организации, учреждения). Этот порядок предугадывает:

исследование нормативно-правовых актов и организационнораспорядительных — документов по вопросам документационного обеспечения управления;

подготовку служебной записки с обоснованием необходимости формирования — службы ДОУ;

разработку проекта организационной структуры службы ДОУ; —

разработку проекта численного состава службы ДОУ; —

разработку Основные функции структурных подразделений службы ДОУ проекта штатного расписания службы ДОУ; —

разработку проекта положения о службе ДОУ; —

разработку проекта аннотации по документационному обеспечению — управления;

разработку проектов инструкций по отдельным видам (фронтам) — деятельности;

разработку проектов должностных инструкций работников службы ДОУ из — руководящего состава;

разработку норм выполнения работ по документационному обеспечений — управления;

разработку схемы взаимодействия службы ДОУ с другими Основные функции структурных подразделений службы ДОУ структурными — подразделениями предприятия, также с другими предприятиями (организациями, учреждениями);

разработку проекта приказа о формировании службы ДОУ (о внесении конфигураций — в штатное расписание предприятия) и о предназначении руководящего состава службы ДОУ: управляющего службы и, если это предвидено штатным расписанием службы, его заместителя (заместителей).

Обычно, в отсутствие на предприятии Основные функции структурных подразделений службы ДОУ службы ДОУ (также других структурных подразделений либо должностных лиц, выполняющих функции службы ДОУ) ее формирование возлагается на управляющего кадрового органа предприятия (службы персонала, отдела кадров и т. п.). Подготовка и реализация нужных управленческих решений и действий организуются управляющим кадрового органа средством делегирования нужных возможностей (к примеру, по подготовке проектов документов, рекрутингу Основные функции структурных подразделений службы ДОУ персонала и т. п.) своим подчиненным и во содействии с другими структурными подразделениями и должностными лицами предприятия (к примеру, с юридической службой либо юрисконсультом, начальником отдела труда, бухгалтерией и т. п.).

Зависимо от специфичности управленческой ситуации и пре­доставленных возможностей управляющий кадрового органа дей­ствует на основании соответственного распоряжения Основные функции структурных подразделений службы ДОУ управляющего предприятия либо в деятельном порядке (последнее относится только к подготовке служебной записки с подходящим обоснованием; все следующие деяния, обычно, определяются в резолюции управляющего предприятия на записке-обосновании).

Исследование нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управленияявляется неотклонимым на предварительном шаге формирования службы Основные функции структурных подразделений службы ДОУ ДОУ, придающим юридически обоснованный нрав всей следующей работе. Отметим в этой связи, что к главным нормативно-правовым актам и организационно-распорядительным документам, регламентирующим документационное обеспечение управления, относятся:

Муниципальная система документационного обеспечения управления; —

муниципальные эталоны (а именно, ГОСТ Р 6.30—2003, ГОСТ — 51141—98);

типовые аннотации по документационному обеспечению управления (в — частности, «Типовая аннотация по делопроизвод Основные функции структурных подразделений службы ДОУ­ству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная постановлением Росархива от 27.11.2000 г. № 68);

аннотации, правила, объяснения, советы и другие — организационно-распорядительные документы по отдельным вопросам и фронтам ДОУ, издаваемые в границах собственной компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными элементами управления, решения которых неотклонимы для выполнения на предприятии;

классификаторы управленческой документации (в Основные функции структурных подразделений службы ДОУ частно­сти, ОКУД ОК — 011-93);

типовые списки документов, образующихся в управленче­ской деятельности — компаний (организаций, учреждений), с указанием сроков их хранения (а именно, список, утвержденный Госкомстатом РФ 6 октября 2000 г.);

типовые формы документации (а именно, формы документации по учету труда — и зарплаты, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 5.01.2004 г Основные функции структурных подразделений службы ДОУ. № 1).

организационно-методические и нормативно-методические документы и материалы — (а именно, «Методические советы по унификации текстов управленческих документов» ДР-191-98, приготовленные Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела);

документы по организации труда работников (а именно, — «Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы» СанПин 2.2.2./2.4.1340-03);

документы, устанавливающие квалификационные требования к работникам (в — частности, «Квалификационный Основные функции структурных подразделений службы ДОУ справочник должностей служащих», утвержденный постановлением Минтруда и общественного развития РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Исследование обозначенных документов должно осуществляться в контексте соответственных положений локальных актов предприятия, в том числе:

1) устава предприятия (положения о предприятии);

2) правил внутреннего трудового распорядка предприятия;

3) положения о персонале предприятия;

4) штатного расписания предприятия.

Последующим шагом работы является подготовка Основные функции структурных подразделений службы ДОУ служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ и ее представление на рассмотрение руководителю предприятия. Напомним, что под служебной запиской следует осознавать короткое официальное письмо, применяемое в процессе обмена докумен­тированной информацией во внутренней переписке предприятия. Функ­циональное предназначение документа заключается:

в беспристрастном информировании управляющего предприятия о состоянии — освещаемого Основные функции структурных подразделений службы ДОУ в служебной записке вопроса;

в представлении обоснований формирования службы ДОУ, также предложений о — порядке ее формирования в согласовании с требованиями нормативно-правовых актов и организационнораспорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления и с учетом соответственных положений локальных актов предприятия.

Примерный текст служебной записки с обоснованием необходимости формирования службы ДОУ представлен в Приложении Основные функции структурных подразделений службы ДОУ 11.

Подготовка проекта штатного расписанияслужбы ДОУ, т. е. документа, определяющего количественный и высококачественный состав работников предприятия (в целом и по структурным подразделениям) на календарный год. Функциональное предназначение документа состоит:

в установлении предельной численности работников (по предприятию и по — структурным подразделениям) на календарный год;

в документировании обозначенных сведений в установленной форме Основные функции структурных подразделений службы ДОУ. —

Разработка проекта положения о службе ДОУ,как это пред­усмотрено ГСДОУ, должна выполняться на базе примерного положения с учетом особенностей организации и специфичности деятельности предприятия. Положение о службе ДОУ представляет собой документ, устанавливающий системно связанные меж собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного структурного подразделения. Функциональное предназначение Основные функции структурных подразделений службы ДОУ документа заключается в общей организационно-правовой регламентации ежедневной деятельности службы ДОУ. Вариант текста примерного положения о службе ДОУ представлен в Приложении 12.

Разработка проекта аннотации по документационному обеспечению управленияобычно осуществляется на базе «Типовой аннотации по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» с учетом соответственных положений других нормативно-правовых и организационно Основные функции структурных подразделений службы ДОУ-распорядительных документов по вопросам ДОУ, издаваемых в границах собственной компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными элементами управления, решения которых неотклонимы для выполнения предприятием. При разработке документа принимаются во внимание особенности организации и специфичность деятельности предприятия.

Аннотация по ДОУ — это документ, регламентирующий порядок воплощения деятельности по документационному обеспечению управления Основные функции структурных подразделений службы ДОУ, также порядок внедрения (выполнения) в процессе обозначенной деятельности структурными подразделениями и должностными лицами предприятия соответственных положений законодательных и нормативно-правовых актов. Ее функциональное предназначение заключается:

в установлении одного порядка воззвания с документами предприятия в — процессе ежедневной деятельности;

в установлении одного порядка документирования управленческой деятельности — предприятия.

Ниже приведена Основные функции структурных подразделений службы ДОУ рекомендуемая структура аннотации по документационному обеспечению управления.

Раздел 1. Общие положения.

Раздел 2. Общие требования к подготовке и представлению проектов документов.

Раздел 3. Особенности подготовки содержания отдельных видов документов.

Раздел 4. Особенности дизайна документов.

Раздел 5. Организация документооборота предприятия.

Раздел 6. Поисковая машина по документам.

Раздел 7. Контроль за исполнением документов.

Раздел 8. Организация оперативного хранения документов.

Раздел 9. Подготовка Основные функции структурных подразделений службы ДОУ документов к передаче в архив.

Раздел 10. Заключительные положения.

Разработка проектов инструкций по отдельным видам (фронтам) деятельности службы ДОУпроизводится на базе нормативно-правовых и организационно-распорядительных документов, регламентирующих надлежащие виды (направления) деятельности и издаваемых в границах собственной компетенции федеральными, территориальными, отраслевыми, ведомственными и местными элементами управления, решения которых неотклонимы для выполнения Основные функции структурных подразделений службы ДОУ предприятием. Как и в случае с аннотацией по ДОУ при разработке аннотации по виду (направлению) деятельности службы ДОУ принимаются во внимание особенности организации и специфичность деятельности предприятия.

Аннотация по виду (направлению) деятельности службы ДОУ представляет собой документ, регламентирующий порядок воплощения таковой деятельности структурными подразделениями и должностными Основные функции структурных подразделений службы ДОУ лицами службы ДОУ. Функциональное предназначение аннотации заключается в установлении согласованного порядка действий структурных подразделений и должностных лиц службы ДОУ в процессе воплощения определенного вида (направления) деятельности.

Работка проектов должностных инструкций работников службы ДОУиз числа управляющих делается на основании «Квалификационного справочника должностей служащих». Должностная аннотация — это документ, регламентирующий деятельность определенного работника Основные функции структурных подразделений службы ДОУ (категории работников) и устанавливающий порядок внедрения им (ими) в процессе обозначенной деятельности соответственных положений законодательных, нормативно-правовых актов.

Функциональное предназначение должностной аннотации заключается:

в оптимальном разграничении служебно-деловых возможностей работников; —

в установлении примерно равномерной служебноделовой загрузки — работников;

в рассредотачивании работ зависимо от трудности их выполнения и — квалификации работников, на которых Основные функции структурных подразделений службы ДОУ они возлагаются.

На шаге формирования службы ДОУ делается подготовка проектов должностных инструкций на работников из числа управляющих службы — начальника службы ДОУ и, если это предвидено проектом штатного расписания, его заместителей. Обозначенные должностные аннотации рассматриваются и утверждаются управляющим предприятия (либо его заместителем по управлению).

По окончании формирования службы ДОУ Основные функции структурных подразделений службы ДОУ ее начальником организуется разработка проектов должностных инструкций других ее работников (начальников структурных подразделений, профессионалов и технических исполнителей). Проекты этих инструкций рассматриваются и утверждаются начальником службы ДОУ. Примерные тексты должностных инструкций работников службы ДОУ представлены в Приложении 13.

Разработка норм времени на выполнение работ по документационному обеспечению управленияпроизводится на базе Основные функции структурных подразделений службы ДОУ имеющихся нормативов и норм, также фактических издержек рабочего времени на выполнение соответственных видов работ. Под нормой времени следует осознавать документ, определяющий нужные издержки времени на выполнение определенного объема работы работником соответственной квалификации.

Функциональное предназначение норм времени на выполнение работ по документационному обеспечению управления заключается:

в определении планируемой трудозатратности работ по документационному Основные функции структурных подразделений службы ДОУ — обеспечению управления;

в определении требуемой численности работников службы ДОУ. —

Фактические издержки рабочего времени определяются способом так именуемого технического нормирования на базе результатов измерений в течение рабочего денька стандартной длительности (восемь часов). Норма времени на выполнение единицы нормируемого вида работ по ДОУ рассчитывается по нормативу оперативного времени (определяемому на основании действующих Основные функции структурных подразделений службы ДОУ нормативов времени на выполнение соответственных видов работ либо на основании результатов измерений) по формуле

Нвр= Н´К,

где Нвр — значение нормы времени, ч; Н — значение норматива оперативного времени, ч; К—коэффициент, учитывающий издержки времени на организационно-техническое сервис рабочего места, на отдых и личные потребности работника (в согласовании с Основные функции структурных подразделений службы ДОУ «Межотра­слевыми укрупненными нормативами времени на работы по документационному обеспечению управления», утвержденными постановлением Минтруда РФ от 25.11.1994 г. № 72, коэффициент К равен 1,1).

Нормы времени на виды работ по документационному обеспечению управления разрабатываются под управлением начальника службы ДОУ, после этого рассматриваются и утверждаются управляющим предприятия. Пересмотр норм времени делается при изменении Основные функции структурных подразделений службы ДОУ технологии работ по ДОУ, также в этом случае, если потем либо другим беспристрастным причинам в протяжении 3-х и поболее месяцев имеет место неизменное превышение (перерасход) ранее установленных норм времени по подходящим видам работ.

Разработка схемы взаимодействия службы ДОУс другими структурными подразделениями предприятия, также с другими предприятиями (организациями Основные функции структурных подразделений службы ДОУ, учреждениями) делается на основании организационной структуры предприятия, схемы документооборота предприятия и списка компаний, организаций и учреждений, с которыми данное предприятие производит обмен документированной информацией в процессе собственной деятельности. Разработка проекта документа организуется начальником службы ДОУ, а рассмотрение и утверждение проекта — обычно, заместителем управляющего предприятия по управлению. Под схемой взаимодействия предполагается документ Основные функции структурных подразделений службы ДОУ, на котором при помощи условных графических изображений зафиксированы организационно-информационные связи службы ДОУ со структурными подразделениями и должностными лицами предприятия, также с другими предприятиями, организациями и учреждениями, осуществляющими с данным предприятием обмен документированной информацией. Как надо из ГСДОУ, служба ДОУ при осуществлении собственной деятельности в границах предприятия ведет Основные функции структурных подразделений службы ДОУ взаимодействие:

со всеми структурными подразделениями предприятия — по вопросам — организационно-методического управления документационным обеспечением управления, также в процессе ведения внутренней переписки по вопросам ежедневной деятельности;

с юридической службой предприятия — по правовым вопросам, связанным с — подготовкой документов;

с кадровой службой — по вопросам подбора, обучения и ротации персонала — службы ДОУ;

со службой труда и Основные функции структурных подразделений службы ДОУ зарплаты — по вопросам разработки и внедрения — мероприятий, связанных с оптимизацией организации труда и мотивации персонала службы ДОУ;

со службой административно-хозяйственного и материально-технического — обеспечения — по вопросам обеспечения административно-хозяйственного и материально-технического обеспечения деятельности службы ДОУ;

с вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых Основные функции структурных подразделений службы ДОУ — информационных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники, оперативной обработки документированной инфы;

с бухгалтерией — по вопросам обеспечения сохранности, учета бланков — документов серьезной отчетности.

Пример дизайна схемы взаимодействия службы ДОУ представлен на рис. 14.3.

УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора по управлению

Подпись И. О. Фамилия

Дата


osnovnie-formuli-dlya-resheniya-himicheskih-zadach.html
osnovnie-formuli-i-teoremi.html
osnovnie-formuli-razdela.html